Mandantenanfragen kommen per Telefon, E-Mail und Post gleichzeitig herein. Unterlagen müssen geprüft, Rückfragen geklärt und der Bearbeitungsstand nachvollziehbar bleiben, oft über mehrere Mandate und Mitarbeitende hinweg. Die Lysis Plattform bündelt Mandantenkommunikation, Dokumente und Aufgaben an einem Ort und lässt sich bei Bedarf um KI-Unterstützung für Telefon und E-Mail erweitern.
Demonstrationsfälle aus unserem Kanzlei-Demosystem zur Veranschaulichung, keine echten Mandantendaten.
Ein Privatmandant lädt seine Steuerunterlagen über das Portal hoch. Die Kanzlei prüft die Dokumente, stellt fest, dass eine Angabe fehlt, und hält die Rückfrage direkt beim Vorgang fest. Aus der Rückfrage entsteht automatisch eine Aufgabe mit Status „Wartet auf Mandant“.
Eine selbstständige Mandantin reicht Belege für ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein. Ein einzelner Beleg wirft eine Rückfrage auf. Die Kanzlei markiert genau diesen Beleg, klärt die offene Position über die Plattform und der Status bleibt für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Ein Unternehmensmandant reicht zunächst einmalig seine Monatsunterlagen ein. Nach Abschluss dieses Vorgangs fragt er an, ob die Kanzlei die laufende monatliche Betreuung übernehmen kann. Erst danach wird daraus ein wiederkehrender Monatsprozess mit fester Checkliste eingerichtet.
Mandanten und ihre Kontaktdaten werden zentral verwaltet, inklusive Historie zu Vorgängen und Kommunikation.
Telefonate lassen sich direkt aus der Plattform führen. Gespräche können transkribiert und dem jeweiligen Mandanten oder Vorgang zugeordnet werden.
Rückfragen, offene Punkte und wiederkehrende Vorgänge werden als Tickets organisiert mit klarem Status und Zuständigkeit.
Kommunikation mit Mandanten läuft über ein sicheres Postfach und lässt sich direkt mit den passenden Dokumenten verknüpfen.
Rechte und Rollen regeln, wer welche Mandantendaten sehen und bearbeiten darf.
Der Umgang mit Mandantendaten erfordert besondere Sorgfalt. Deshalb gilt bei Lysis:
KI ersetzt keine fachliche Beurteilung. Sie übernimmt wiederkehrende Schritte wie Erfassung, Vorsortierung und Zusammenfassung – Entscheidungen mit rechtlicher oder steuerlicher Tragweite bleiben bei den Berufsträgerinnen und Berufsträgern Ihrer Kanzlei.
Nicht jede Kanzlei braucht dieselbe Lösung. Manchmal reicht eine einzelne Entlastung am Telefon, manchmal lohnt sich ein Blick auf die gesamten Mandantenprozesse. Im Erstgespräch ordnen wir gemeinsam ein, wo in Ihrer Kanzlei aktuell am meisten Zeit verloren geht und was davon sich sinnvoll digitalisieren lässt.
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